Thuiswerken: zo doen we dat bij Sowmedia

Vanwege het coronavirus werken we bij Sowmedia allemaal thuis met nog één medewerker op kantoor. We zijn gewoon bereikbaar via 010 – 465 4444, dus als je vragen hebt bel gerust. Gelukkig zijn we als organisatie ingericht op digitaal samenwerken. Communicatie is hierin heel belangrijk. In deze blog laat ik zien welke tools wij gebruiken om met onze collega’s en klanten samen te werken. Ik vertel eerst kort over ons nieuwe dagritme en ga daarna dieper in op onze tools.

Ons dagritme en proces

Als collega’s hebben we iedere dag om 9:00 en 13:00 een digitale stand up (meeting) door met elkaar te videobellen. We vertellen elkaar kort wat we deden, waar we eventueel tegenaan lopen en wat we verder oppakken die dag. Tijdens de dag chatten en bellen we met elkaar voor overleg. Daarnaast zijn er elke dag ingeplande werkzaamheden via taken die toegewezen zijn aan een persoon en een datum hebben. We kennen grofweg twee typen werkzaamheden: support en (door)ontwikkeling. Zie onderstaande schema over ons proces (klik op de afbeelding om te vergroten).

Onze workflow

Onze communicatie tools

Teamwork Desk

Omdat we WordPress support leveren hebben we een centrale inbox waar klanten naar toe mailen. Voor deze centrale inbox gebruiken we Teamwork Desk. Dit is een ticket systeem. Voordelen hiervan zijn dat klanten ons gewoon kunnen e-mailen op één e-mailadres en wij met meerdere mensen antwoord kunnen geven, waardoor e-mails niet blijven liggen en de gehele conversatie voor ons als team beschikbaar is. Onze inbox wordt continue bewaakt door een collega. Alternatieven voor Teamwork Desk zijn bijvoorbeeld Zendesk of Freshdesk. De reden dat wij Teamwork Desk gebruiken is de integratie met Teamwork, onze project management tool.

Teamwork

Teamwork voor projectmanagement, service desk en chat

We gebruiken Teamwork voor het projectmanagement van onze WordPress ontwikkeling. Binnen Teamwork hebben we projecten met daarin takenlijsten met taken. Taken kunnen aan personen worden toegewezen met een datum eraan. Teamwork lijkt op het bekende Trello, maar is veel uitgebreider in de mogelijkheden, waarbij Trello iets intuïtiever is. Zelf ben ik erg enthousiast over Teamwork, omdat het ons helpt veel efficiënter te zijn. Ik ben overigens goed bekend met andere project management tools, omdat het een hobby van me is deze uit te proberen. Zo ken ik o.a. Asana, Paymo, Wrike, Trello, Clickup (aanrader!) en natuurlijk Basecamp (gebruikten wij voor 2016). Mocht je hier een keer met mij over willen sparren, laat dan een berichtje achter. In principe zijn het allemaal goede tools, maar bieden ze allemaal andere mogelijkheden en gaat het erom of ze jouw unieke proces en mensen ondersteunen. De tool dient het doel en niet andersom!

Teamwork Chat

Teamwork biedt ook nog andere software, waarvan wij er nog eentje veel gebruiken: Teamwork Chat. Het leuke van Teamwork Chat is dat deze gratis is en blijft. Je kunt Teamwork Chat als een alternatief op Slack zien. Slack is overigens veel uitgebreider, maar wij kiezen voor Teamwork Chat, omdat deze goed integreert met Teamwork. Zo kun je een chat bericht omzetten in een taak. Ook kun je per project een apart chat kanaal aanmaken.

G Suite van Google

G Suite van Google

Met G Suite biedt Google zakelijke apps voor samenwerking en productiviteit. Bij Sowmedia gebruiken we vooral: Drive (om bestanden met elkaar te delen), Docs (teksten), Sheets (spreadsheets), Slides (presentaties) en Gmail (e-mail). Onze standups doen we via Google Meet, hiermee kun je gemakkelijk videobellen en je scherm delen.

Telefonie (VOIP)

Thuiswerken VOIP Telefoon oplossing.

Op ons kantoor maken we al jaren gebruik van VOIP-toestellen. Ook voor het thuiswerken is dit een ideale oplossing. We maken gebruik van Counterpath Bria Teams zodat al onze medewerkers vanuit huis namens ons kantoornummer kunnen telefoneren, doorschakelen en opnemen. Dit werkt met een app op je laptop, tablet of telefoon. Zo blijft ons vaste kantoornummer het bekende aanspreekpunt voor onze klanten, ook al werken we op verschillende locaties.

Corona Antivirus

Namens ons hele team willen we iedereen veel sterkte en gezondheid toewensen in deze vreemde tijd. Laten we niet bij de pakken neerzitten, maar elkaar helpen. Laat het ons weten als we iets voor jou kunnen betekenen!