[av_notification title=’Update mei 2015′ color=’green’ border=” custom_bg=’#444444′ custom_font=’#ffffff’ size=’large’ icon_select=’no’ icon=’ue800′ font=’entypo-fontello’ custom_class=”]
In het voorjaar van 2015 is de plugin UltimateMember op de markt gekomen. Deze plugin is direct erg populair, omdat een groot deel van onderstaande functionaliteiten in deze plugin worden verenigd. Met deze plugin is het opzetten van een eenvoudig intranet er makkelijk geworden. Wij hebben de plugin uitgetest en zijn tot zover enthousiast. Ga naar de website van UltimateMember.
[/av_notification]
WordPress is al lang niet meer de eenvoudige blogsoftware van weleer. Inmiddels kan je met WordPress ook prima een intranet bouwen. Van eenvoudig tot complex. Wij hebben het laatste jaar vier klanten gehad die we geholpen hebben met een intranet. In deze blog delen we welke plugins we gebruiken voor het opzetten van een eenvoudig intranet. Met een eenvoudig intranet maak je inhoud specifiek zichtbaar voor ingelogde gebruikers.
De juiste mix van plugins
Het opzetten van een intranet begint bij het inventariseren van de wensen van de klant. Daarbij zoek je plugins die WordPress de extra functionaliteiten geven om jouw wensen uit te voeren. Het opzetten van een intranet is het zoeken naar de juiste mix van verschillende plugins.
1. Inhoud afschermen
Toegangsrechten
Kern van een intranet is dat bepaalde informatie alleen toegankelijk is voor bezoekers die toestemming hebben om de inhoud te bekijken. Een intranetgebruiker identificeert zich door in te loggen. Daarmee is bekend wie de gebruiker is en wat zijn/haar rechten zijn. De plugins Member Access en WordPress Access Control helpen je om inhoud toegankelijk te maken voor ingelogde intranetgebruikers.
Eigen menu
Als je wilt dat intranetgebruikers een ander menu te zien krijgen, dan kan je gebruik maken van de plugins Nav Menu Roles en Menu by user Role ($7).
2. Inloggen
Het inloggen is de eerste stap in de identificatie van de intranetgebruiker. Bij een intranet hoort een professionele inlogpagina. Zorg ervoor dat het inlogproces soepel verloopt. Het is een echte afknapper als er verwarring ontstaat bij het inloggen.
Inloggen met E-mail
Met de plugin WP Email Login kunnen intranetgebruikers – naast het inloggen met hun gebruikersnaam – ook inloggen met hun e-mailadres.
Bezoekers doorsturen na inlog
Met Peter’s Login Redirect kan je specificeren op welke landingspagina intranetgebruikers moeten terecht komen.
Verwijder de zwarte admin balk
Bij een eenvoudig intranet wordt de backend vaak niet gebruikt. Verwijder in zo’n geval de standaard zwarte admin balk die ingelogde gebruikers bovenaan de website te zien krijgen. Standaard krijgen ingelogde gebruikers bovenaan de zwarte ‘admin bar’ te zien. Met de plugin Global Hide/Remove Admin Bar kan je ervoor kiezen om de Admin Bar voor een specifieke rol standaard niet te gebruiken.
3. Gebruikers configureren
Als intranetgebruikers meer rechten hebben dan het lezen van inhoud, adviseren we de volgende plugins.
Rechten gebruikers
De plugins Members en WP Members zijn vooral geschikt wanneer de intranetgebruikers van het intranet content aan de website toevoegen. Via de plugins kunnen er rollen worden aangemaakt en rechten voor specfieke taken worden toegekend. Wij maken voor eenvoudige intranets vaak gebruik van de abonnee rol. Dat is de laagste rol binnen de standaard WordPress rollen. Je kan ervoor kiezen om met de Members plugin een eigen rol te maken voor intranetgebruikers.
Zichtbaarheid van functionaliteiten
Adminimize is één van onze favoriete plugins. Met de plugin kan je aangeven welke backend functionaliteiten zichtbaar zijn voor elke gebruikersrol. Een gebruiksvriendelijke variant daarop is Menu Editor Pro. Met deze plugin customizen we de backend van WordPress voor klanten. De plugin biedt bijvoorbeeld mogelijkheden om het dashboardmenu naar wens samen te stellen. Dit zorgt ervoor dat een klant een gebruiksvriendelijk menu krijgt.
Gebruikers importeren
Met de plugins CSV User Import en Members Import kan je alle intranetgebruikers vanuit een Excel bestand (via CSV) uploaden en importeren.
4. Smoelenboek
Er zijn verschillende plugins beschikbaar om WordPress de functie van een smoelenboek te geven. De eerste is UserPro ($30). Deze plug-in biedt de mogelijkheid om velden aan gebruikers toe te voegen en deze op verschillende manieren te presenteren. Gebruikers kunnen middels de plugin zich registreren en hun eigen gegevens aanpassen. Gebruikers zijn te filteren en doorzoekbaar. Een andere plugin die deze functie heeft, is User Profiles Made Easy ($26). De plugin heeft visueel een mooie weergave, maar is minder flexibel in mogelijkheden dan UserPro.
5. Documentenbeheer
Er zijn verschillende goede plugins beschikbaar voor documentenbeheer in WordPress. Wij hebben WP Filebase gebruikt. De betreffende organisatie toont op haar intranet de documenten die horen bij het kwaliteitssysteem en het personeelshandboek. Alle intranetgebruikers hebben daarmee toegang tot de laatste versie van interne documenten.
6. Updates van nieuwe inhoud
Nadeel van een intranet is dat gebruikers niet weten wanneer er iets nieuws op is geplaatst. Daarom adviseren we om gebruikers te attenderen op nieuwe inhoud. Dat kan bijvoorbeeld door automatisch je RSS te koppelen aan e-mail of RSS.
Per e-mail
Wij gebruiken onze eigen nieuwsbriefsoftware CreateSend voor het versturen van nieuwsbrieven. Met CreateSend kan je RSS inladen in je nieuwsbrief. Resultaat is dat intranetgebruikers een update ontvangen van nieuwe inhoud in hun mailbox. Naast CreateSend heeft bijvoorbeeld ook MailChimp een mogelijkheid om RSS te koppelen aan e-mails.
Per SMS
Eén van onze klanten stuurt al zijn medewerkers een SMS wanneer er een nieuw bericht op het intranet is geplaatst. Zij gebruiken daar Mollie voor. Twilio is een internationale SMS dienst die je kan koppelen aan WordPress.
7. Intranet als sociaal netwerk
Met BuddyPress kan je een heel sociaal netwerk opbouwen en dus ook een intranet. Wij hebben de plugin nog niet in een intranet gebouwd omdat het te uitgebreid is ten opzichte van de wensen van onze klanten. BuddyPress is handig als je met een persoonlijk profielen en dashboard wilt werken, forums, activiteiten streams, groepen, et cetera. Lees meer over het gebruik van BuddyPress voor het opzetten van een intranet.
Wat kost een intranet in WordPress
De kosten van een intranet bij Sowmedia variëren van enkele honderden euro’s voor een simpele variant tot duizenden euro’s voor een variant met complexe criteria. In elke situatie denken we met onze ervaring een bijdrage te kunnen leveren aan het opzetten van je intranet in WordPress. Neem vrijblijvend contact met ons op voor advies en/of een prijsindicatie.
