WordPress Intranet
Update mei 2015

In het voorjaar van 2015 is de plugin UltimateMember op de markt gekomen. Deze plugin is direct erg populair, omdat een groot deel van onderstaande functionaliteiten in deze plugin worden verenigd. Met deze plugin is het opzetten van een eenvoudig intranet er makkelijk geworden. Wij hebben de plugin uitgetest en zijn tot zover enthousiast. Ga naar de website van UltimateMember.

WordPress is al lang niet meer de eenvoudige blogsoftware van weleer. Inmiddels kan je met WordPress ook prima een intranet bouwen. Van eenvoudig tot complex. Wij hebben het laatste jaar vier klanten gehad die we geholpen hebben met een intranet. In deze blog delen we welke plugins we gebruiken voor het opzetten van een eenvoudig intranet. Met een eenvoudig intranet maak je inhoud specifiek zichtbaar voor ingelogde gebruikers.

De juiste mix van plugins

Het opzetten van een intranet begint bij het inventariseren van de wensen van de klant. Daarbij zoek je plugins die WordPress de extra functionaliteiten geven om jouw wensen uit te voeren. Het opzetten van een intranet is het zoeken naar de juiste mix van verschillende plugins.

1. Inhoud afschermen

Toegangsrechten

Kern van een intranet is dat bepaalde informatie alleen toegankelijk is voor bezoekers die toestemming hebben om de inhoud te bekijken. Een intranetgebruiker identificeert zich door in te loggen. Daarmee is bekend wie de gebruiker is en wat zijn/haar rechten zijn. De plugins Member Access en WordPress Access Control helpen je om inhoud toegankelijk te maken voor ingelogde intranetgebruikers.

Eigen menu

Als je wilt dat intranetgebruikers een ander menu te zien krijgen, dan kan je gebruik maken van de plugins Nav Menu Roles en Menu by user Role ($7).

2. Inloggen

Het inloggen is de eerste stap in de identificatie van de intranetgebruiker. Bij een intranet hoort een professionele inlogpagina. Zorg ervoor dat het inlogproces soepel verloopt. Het is een echte afknapper als er verwarring ontstaat bij het inloggen.

Inloggen met E-mail

Met de plugin WP Email Login kunnen intranetgebruikers – naast het inloggen met hun gebruikersnaam – ook inloggen met hun e-mailadres.

Bezoekers doorsturen na inlog

Met Peter’s Login Redirect kan je specificeren op welke landingspagina intranetgebruikers moeten terecht komen.

Verwijder de zwarte admin balk

Bij een eenvoudig intranet wordt de backend vaak niet gebruikt. Verwijder in zo’n geval de standaard zwarte admin balk die ingelogde gebruikers bovenaan de website te zien krijgen. Standaard krijgen ingelogde gebruikers bovenaan de zwarte ‘admin bar’ te zien. Met de plugin Global Hide/Remove Admin Bar kan je ervoor kiezen om de Admin Bar voor een specifieke rol standaard niet te gebruiken.

3. Gebruikers configureren

Als intranetgebruikers meer rechten hebben dan het lezen van inhoud, adviseren we de volgende plugins.

Rechten gebruikers

De plugins Members en WP Members zijn vooral geschikt wanneer de intranetgebruikers van het intranet content aan de website toevoegen. Via de plugins kunnen er rollen worden aangemaakt en rechten voor specfieke taken worden toegekend. Wij maken voor eenvoudige intranets vaak gebruik van de abonnee rol. Dat is de laagste rol binnen de standaard WordPress rollen. Je kan ervoor kiezen om met de Members plugin een eigen rol te maken voor intranetgebruikers.

Zichtbaarheid van functionaliteiten

Adminimize is één van onze favoriete plugins. Met de plugin kan je aangeven welke backend functionaliteiten zichtbaar zijn voor elke gebruikersrol. Een gebruiksvriendelijke variant daarop is Menu Editor Pro. Met deze plugin customizen we de backend van WordPress voor klanten. De plugin biedt bijvoorbeeld mogelijkheden om het dashboardmenu naar wens samen te stellen. Dit zorgt ervoor dat een klant een gebruiksvriendelijk menu krijgt.

Gebruikers importeren

Met de plugins CSV User Import en Members Import kan je alle intranetgebruikers vanuit een Excel bestand (via CSV) uploaden en importeren.

4. Smoelenboek

Er zijn verschillende plugins beschikbaar om WordPress de functie van een smoelenboek te geven. De eerste is UserPro ($30). Deze plug-in biedt de mogelijkheid om velden aan gebruikers toe te voegen en deze op verschillende manieren te presenteren. Gebruikers kunnen middels de plugin zich registreren en hun eigen gegevens aanpassen. Gebruikers zijn te filteren en doorzoekbaar. Een andere plugin die deze functie heeft, is User Profiles Made Easy ($26). De plugin heeft visueel een mooie weergave, maar is minder flexibel in mogelijkheden dan UserPro.

5. Documentenbeheer

Er zijn verschillende goede plugins beschikbaar voor documentenbeheer in WordPress. Wij hebben WP Filebase gebruikt. De betreffende organisatie toont op haar intranet de documenten die horen bij het kwaliteitssysteem en het personeelshandboek. Alle intranetgebruikers hebben daarmee toegang tot de laatste versie van interne documenten.

6. Updates van nieuwe inhoud

Nadeel van een intranet is dat gebruikers niet weten wanneer er iets nieuws op is geplaatst. Daarom adviseren we om gebruikers te attenderen op nieuwe inhoud. Dat kan bijvoorbeeld door automatisch je RSS te koppelen aan e-mail of RSS.

Per e-mail

Wij gebruiken onze eigen nieuwsbriefsoftware CreateSend voor het versturen van nieuwsbrieven. Met CreateSend kan je RSS inladen in je nieuwsbrief. Resultaat is dat intranetgebruikers een update ontvangen van nieuwe inhoud in hun mailbox. Naast CreateSend heeft bijvoorbeeld ook MailChimp een mogelijkheid om RSS te koppelen aan e-mails.

Per SMS

Eén van onze klanten stuurt al zijn medewerkers een SMS wanneer er een nieuw bericht op het intranet is geplaatst. Zij gebruiken daar Mollie voor. Twilio is een internationale SMS dienst die je kan koppelen aan WordPress.

7. Intranet als sociaal netwerk

Met BuddyPress kan je een heel sociaal netwerk opbouwen en dus ook een intranet. Wij hebben de plugin nog niet in een intranet gebouwd omdat het te uitgebreid is ten opzichte van de wensen van onze klanten. BuddyPress is handig als je met een persoonlijk profielen en dashboard wilt werken, forums, activiteiten streams, groepen, et cetera. Lees meer over het gebruik van BuddyPress voor het opzetten van een intranet.

Wat kost een intranet in WordPress

De kosten van een intranet bij Sowmedia variëren van enkele honderden euro’s voor een simpele variant tot duizenden euro’s voor een variant met complexe criteria. In elke situatie denken we met onze ervaring een bijdrage te kunnen leveren aan het opzetten van je intranet in WordPress. Neem vrijblijvend contact met ons op voor advies en/of een prijsindicatie.

Erwin van Ginkel

Erwin van Ginkel

Erwin ondersteunt grote en kleine organisaties bij het opzetten van no-nonsense, effectieve WordPress websites. Zijn specialiteit is WordPress in combinatie met organisatiestrategie en zoekmachineoptimalisatie (SEO).
  • Martijn Brouns

    Heb je wellicht ook oplossingen bekeken waarmee je een LDAP opgeving kan koppelen en zo gebruikers en inloggegevens gelijk kan houden? Zou ook ideaal zijn voor een ‘smoelenboek’.

  • Erwin van Ginkel

    Zelf zijn we ook op zoek naar een simpele plugin voor een smoelenboek in WordPress. Je zit al snel op BuddyPress of andere uitgebreiden oplossingen, terwijl je in een smoelenboek maar weinig opties nodig hebt. Wellicht is een Directory plugin hiervoor handig. Alleen we hebben geen ervaring met koppelingen met LDAP.

  • Hallo, dank voor dit goede artikel! Hebben jullie ook een oplossing voor het bijhouden van aanwezigheid per gebruiker per bijeenkomst/ vergadering. Idealiter kan ik per evenement een lijst zien met alle gebruikers met vinkvakjes om aanwezig/afwezig evt. te laat kan aangeven. Helemaal mooi zou zijn als de gebruikers dan aanwezigheidsstatistieken in hun profiel kunnen zien. Dank en groet.

  • nutbeylucas

    Ha Chris,
    Ik ben naar precies hetzelfde opzoek, heb jij al iets gevonden?

  • Erwin van Ginkel

    Wij gebruiken meestal Events Manager plugin voor evenementen. Maar er zijn meer goede plugins. We hebben geen ervaring met het monitoren van aanwezigheidsstatistieken.

  • @ nutbeylucas: nog steeds niks gevonden. Als jij iets vind hoor ik het graag.
    @ Erwin: Inderdaad ken ik de Events Manager plugin en anderen ook. In dit geval gaat het mij echt op aanwezigheidsstatistieken… In ieder geval bedankt voor je bericht.

  • Bruikbare blog, dankjewel

  • Goed verhaal linkje opgeslagen voor later..

  • Kim Stein

    Bedankt voor het goede artikel. Ik ga eens kijken of ik er op mijn website (www.kimstein.nl) voor mijn klanten iets mee kan doen. Thanks!

  • Bas

    Bedankt voor de tips. Ik ben op zoek naar een plugin of functie om voor evenementen iedereen automatisch aanwezig te laten zijn. Als een gebruiker inlogt kan hij zich afmelden voor een evenement.

    Voorbeeld: voetbalclub en ik heb 46 teams met ruim 500 gebruikers / leden. Zij staan standaard aangemeld / aanwezig voor elke training of wedstrijd. Ik zou graag willen dat elk lid / gebruiker zich kan afmelden per training of wedstrijd.

    Iemand tips?

  • Arianne Frelink

    Dank voor de update van mei 2015! Ik was op zoek naar een goede gratis plugin om een ‘alleen voor leden’ gedeelte op onze kerkwebsite te maken. Ik ga Ultimate Member proberen.

  • Hoi Bas en nutbeylucas, lees verderop in de reacties ook even de vraag van Chris, die komt misschien wel met jouw situatie overeen.

  • Marga

    Hi Erwin, Dank voor je artikel. Misschien kun je mij helpen. Ik wil voor een klant een site maken waar een aantal geselecteerde bakkers op staan. Per bakker komt er een pagina waarin beschrijving, specialiteit e.d. Daar moet op gezocht kunnen worden, waarschijnlijk plugin Geo. Zoals je ziet is het niet heel lastig, maar ik denk dat BuddyPress te uitgebreid is. Mischien is UserPro al voldoende om de bakkers vast te leggen?

  • Hoi Marga, wellicht is Directory 2.0 (http://codecanyon.net/item/web-20-directory-plugin-for-wordpress/6463373?ref=Sowmedia) iets voor deze situatie?

  • Wouter Vanden Berghe

    Is er ook een plug-in die het mogelijk maakt om een intranet te combineren met een website. Ik bedoel dat iedereen die vanuit ons afgeschermd intern netwerk naar die website gaat, er ook een intranet bijkrijgt. Als die collega’s dan vanuit hun privé naar die ‘site’ gaan, dan zouden ze moeten inloggen om het ‘intranet-gedeelte’ te kunnen zien.

  • Hoi Wouter, je zou Ultimate Member i.c.m. de plugin ‘IP Based Login’ kunnen gebruiken (https://nl.wordpress.org/plugins/ip-based-login/). Op basis van het bezoekers-ip adres van jullie interne netwerk zou je gebruikers dan automatisch kunnen laten inloggen. Let wel dat dit niet op-en-top veilig is aangezien het mogelijk is om een IP-adres te ‘spoofen’ en dus vanuit een ander IP-adres te doen alsof jullie IP-adres gebruikt wordt.

    Wat dat betreft is een SSO-constructie (Single Sign On) veiliger. Zo hebben wij voor de NEN een intranet in WordPress opgezet waarbij gebruikers via Active Directory automatisch toegang krijgen met hun account wanneer ze via hun kantoor-netwerk (of VPN vanuit huis) inloggen. Zie ook https://www.sowmedia.nl/portfolio-item/nen-intranet